Kennst du das Gefühl, den ganzen Tag gearbeitet zu haben, aber nicht wirklich vorwärts gekommen zu sein? Oder hast du mal wieder alles Mögliche erledigt, nur nicht das, was du eigentlich erledigen wolltest? Willkommen im Club!

Fokussiertes Arbeiten ist zwar nicht nur aber gerade auch für Scanner-Persönlichkeiten und visionäre Entrepreneure eine Herausforderung. Oft haben wir so viele Projekte gleichzeitig am Laufen, dass wir uns gerne in unwichtigen Details verrennen und unsere begrenzte Aufmerksamkeit zu sehr verstreuen.

Wir untersuchen die 4 Arten von Aufgaben, die es gibt – und welche Bedeutung sie für unsere Produktivität haben. Danach gehen wir auf den Aufmerksamkeitsraum ein, unseren „geistigen Arbeitsspeicher“ und natürlich schauen wir uns auch Lösungsmöglichkeiten und Tipps zur Produktivitätssteigerung an. Zum Schluss widmen wir uns meinem Lieblingsthema Streufokussierung. Wenn du diesen Begriff noch nicht gehört hast – lass dich überraschen, er hat mein Leben verändert!

Reflexionsfragen zum fokussierten Arbeiten

Aber lass uns damit beginnen, dass du dir überlegst, was für dich Produktivität bedeutet. 

  • Was heißt Produktivität für dich? Wann sagst du von dir, dass du produktiv gewesen bist? 
  • Und was ist dein größter Produktivitäts-Verhinderer? Was blockiert dich oder lenkt dich ab? Vielleicht hast du oft das Gefühl, viel gearbeitet aber nicht die wirklich wichtigen Dinge erledigt zu haben … Warum nicht? Was hat dich abgehalten? In deinen Antworten verstecken sich deine Produktivitäts-Verhinderer.

Warum uns fokussiertes Arbeiten so schwer fällt

Grundsätzlich ist es so, dass wir von Natur aus nicht für unsere moderne Welt geschaffen sind. So lieben wir zum Beispiel Zucker und Fett. In der Steinzeit war das für uns von Vorteil und hat unser Überleben gesichert. Heute jedoch – wo Lebensmittel an jeder Ecke verfügbar sind – führt diese Vorliebe zu Übergewicht bis hin zu lebensbedrohlichen Krankheiten wie Diabetes. 

Das Gleiche gilt auch in Bezug auf unsere Arbeit. Für konzentrierte Wissensarbeit ist unser Gehirn gar nicht geschaffen. Früher überlebten vor allem die Menschen, die in ständiger Alarmbereitschaft waren und alle möglichen Gefahren abcheckten. Menschen also, die bei jeder kleinen Ablenkung sofort reagierten.

Unser Gehirn schüttet deswegen das „Glückshormon“ Dopamin aus, sobald wir uns einer neuen Stimulanz zuwenden. Was es uns heute so schwierig macht, uns zu konzentrieren. Hinzu kommt noch eine ständige Reizüberflutung – Internet, Smartphone, ständige Erreichbarkeit. Wir haben es heute also in doppelter Hinsicht schwer, uns zu konzentrieren: Von Natur aus sind wir für konzentrierte Wissensarbeit nicht geschaffen und zusätzlich werden wir durch das moderne Leben noch regelrecht mit Reizen bombardiert.

Um fokussiert zu arbeiten, brauchen wir Willenskraft. Doch die ist begrenzt – ebenso unsere Aufmerksamkeit bzw. unser Aufmerksamkeitsraum. Unsere moderne Arbeitswelt ist darauf ausgerichtet, dass wir ständig Multitasking betreiben und am besten alles Mögliche gleichzeitig erledigen. 

Multitasking ist jedoch eine Illusion. Wir sind lediglich in der Lage, maximal eine Routineaufgabe, welche keine oder nur mäßige Aufmerksamkeit von uns verlangt – z. B. Autofahren – und eine weitere Aufgabe zu erledigen. Komplexe Aufgaben, die in den Bereich Wissensarbeit fallen, können wir dagegen nicht gleichzeitig mit einer anderen Aufgabe erledigen. Dafür ist in unserem Aufmerksamkeitsraum kein Platz. 

Multitasking gibt es also gar nicht, wir können höchstens schnell zwischen unterschiedlichen Aufgaben wechseln. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, dass wir ganz bewusst entscheiden, worauf wir unsere Aufmerksamkeit richten. 

Knapp 50 Prozent unserer wachen Zeit verbringen wir in einer Art „Autopilot-Modus“ und sind uns dem, was wir gerade tun, kaum bewusst. Das ist nicht schlimm, denn das spart Energie. Allerdings tendieren wir in diesem Modus dazu, Dinge zu tun, die (uns) nicht wichtig sind.

Vier Arten von Aufgaben

Damit wir überhaupt wissen, worauf wir uns fokussieren wollen, ist es wichtig, unsere zu erledigenden Aufgaben zu unterteilen. Dafür gibt es vier Kategorien. Einmal unterteilen wir Aufgaben in „unattraktiv“ und „attraktiv“, und in „produktiv“ und „unproduktiv“. 

Produktiv und unattraktiv sind meistens notwendige Aufgaben, also die Klassiker wie beispielsweise Buchhaltung, Teambesprechungen, Mitarbeitersuche etc. Diese Aufgaben machen wir meist ungern, sie sind aber oft produktiv, da notwendig für den Erfolg des Unternehmens – sie sind wichtig. Solche Aufgaben sind ideal, um sie zu delegieren. 

Bearbeiten wir hingegen attraktive und produktive Aufgaben – also zielführende Aufgaben – befinden wir uns in unserer Genie-Zone. 

Dann gibt es noch die unproduktiven und unattraktiven Aufgaben. Eigentlich bearbeiten wir diese eher selten, es sei denn, wir wollen uns vor zielführenden Aufgaben drücken! Obwohl diese zielführenden Aufgaben wichtig sind und wir sie auch gut können, sind sie oft komplexer, d. h. sie verbrauchen mehr Energie, als unnötige Aufgaben. So kommt es, dass wir manchmal lieber unseren Schreibtisch aufräumen oder sogar das Büro putzen anstatt uns an das komplexe Konzept für einen neuen Kunden zu setzen. 

Dann gibt es noch die attraktiven Aufgaben, die aber unproduktiv sind – z. B. Klassiker wie Social Media oder ausufernde Recherchen – wenn wir also nicht gezielt recherchieren, sondern von einer Quelle zur nächsten switchen und vom 100sten ins 1000ste kommen. Zu den attraktiven und unproduktiven Aufgaben zählen übrigens auch Unterhaltungen mit Kolleg:innen an der Kaffeemaschine. 

Zusammengefasst: Eine perfekt produktive Person würde sich nur auf die notwendigen und zielführenden Aufgaben konzentrieren. Das ist jedoch ziemlich unrealistisch.

Eine realistische Lösung ist es, genau zu überprüfen, was für Aufgaben wir haben und in welche Kategorie diese gehören, um dann nach Möglichkeit nur die produktiven Aufgaben abzuarbeiten. 

Komplexe Aufgaben fordern fast unseren gesamten Aufmerksamkeitsraum

Jeder von uns verfügt über einen bestimmten Aufmerksamkeitsraum, der jedoch begrenzt ist. Komplexe Aufgaben füllen diesen Aufmerksamkeitsraum beinahe gänzlich aus. Es ist auch nicht zielführend, diesen Aufmerksamkeitsraum bis zum Allerletzten auszureizen. 

Vielleicht kennst du das von deinem Computer, wenn du tausend Tabs geöffnet hast und alles langsamer wird, die CPU also voll ausgelastet ist. So kannst du dir das auch mit unserem Aufmerksamkeitsraum vorstellen – bei komplexen Aufgaben sollte man ihn möglichst nicht ausreizen. Produktive Aufgaben sind fast immer komplexe Aufgaben, denn wären sie nicht komplex, wären sie keine produktiven Aufgaben. 

Dies bedeutet, dass wir immer darauf achten sollten, in unserem Aufmerksamkeitsraum und damit Bewusstsein auch wirklich nur eine Aufgabe zu haben; plus die Absicht, die wir mit ihrer Erfüllung hegen. Wir sollten uns immer darüber bewusst sein, was wir erreichen wollen, indem wir diese komplexe Aufgabe erfüllen. 

Im Deep-Work-Modus, also wenn wir produktiv arbeiten, sind das die einzigen zwei Dinge, die unseren Aufmerksamkeitsraum füllen sollten. Nur dann können wir tatsächlich fokussiert und somit produktiv arbeiten – und viel schneller, als wir sonst arbeiten würden.

Vielleicht kennst du das, wenn du dich plötzlich irgendwo in einem Raum oder auf einer Website wiederfindest und dich fragst: „Was wollte ich hier eigentlich?“ Das ist ein klassisches Anzeichen dafür, dass du versucht hast, zu viel in deinen Aufmerksamkeitsraum zu packen. Zu viel von „Ich müsste noch dies erledigen – ich wollte ja noch jenen anrufen – den Bericht muss ich noch zu Ende schreiben“ – und so weiter. 

Wenn du dich das nächste Mal in einer solchen Situation wiederfindest, dann nimm es als Alarmsignal, das dir mitteilen will, dass du gerade versuchst, deine Aufmerksamkeit auf zu viele Dinge gleichzeitig zu richten. Ein Gegenmittel ist es, alle diese Dinge aufzuschreiben und dich dann wieder auf nur eine Sache – möglichst eine notwenige und attraktive Aufgabe – zu konzentrieren.

Ablenkung & Multitasking sind Produktivitätskiller

Es ist wichtig, dass wir uns immer wieder klar machen, worauf wir unsere Aufmerksamkeit gerade richten – und dass wir diesen Inhalt wirklich bewusst auswählen. Ich persönlich bin z. B. eine absolute Ideensammlerin und zähle auch allgemein in die Kategorie „Wissens-Sammlerin“: Ich liebe es, Podcasts, Bücher, Kurse usw. anzusammeln, die dann jedoch ständig um meine Aufmerksamkeit heischen. Dabei ist es wichtig, dass wir uns immer wieder für uns selbst sammeln.

Kostenloser Content wie Podcasts oder Newsletter werben permanent um unsere Aufmerksamkeit. Wir müssen hier gezielt auswählen und uns stets bewusst machen: Ist das etwas, was ich jetzt wirklich brauche? Wenn nicht, dann kostet uns die Beschäftigung mit diesen Dingen Energie. Energie, die uns u. U. dann für die wirklich relevanten Dinge fehlt. 

Wenn wir ständig zwischen den Dingen hin und her switchen brauchen wir 50 Prozent mehr Zeit, als wir benötigen würden, wenn wir uns nur einer Sache widmen würden. Wenn du zwischen der Arbeit an einer Präsentation und dem E-Mail-Postfach hin- und her wechselst, brauchst du also vielleicht 4 Stunden für die Slides anstatt nur 2.

Daher ist es am besten, wenn wir uns feste Zeiten einrichten, in denen wir nicht abgelenkt werden. Ein wichtiger Aspekt dabei ist das Abschalten aller Benachrichtigungen – vom Handy oder vom Computer, Tablet, etc. Alles, was blinkt oder Töne von sich gibt: Schalte es aus! 

Wenn wir von außen abgelenkt werden, dauert es im Durchschnitt 23 Minuten, bis wir wieder auf unsere eigentliche Arbeit fokussiert sind. Zudem lenken wir uns nach einer Ablenkung meist erneut ab – oder lassen uns noch einmal ablenken. Wenn du dich selbst ablenkst, dauert die erneute Fokussierung sogar 29 Minuten – das ist schon eine enorme Menge an verlorener Zeit! 

Vier Arten von Ablenkungen/Unterbrechungen

Auch Ablenkungen lassen sich in vier Arten von Unterbrechungen unserer Aufmerksamkeit unterteilen. So gibt es Unterbrechungen, über die wir keine Kontrolle haben – diese kommen meist von außen. Über andere Unterbrechungen hingegen haben wir Kontrolle. Und dann gibt es noch ärgerliche Unterbrechungen und Unterbrechungen, die für uns attraktiv sind. Das sind die unterhaltsamen Unterbrechungen.

Ärgerliche Unterbrechungen, über die wir oft keine Kontrolle haben, sind z. B. unangemeldete Office-Besuche von Mitarbeiter:innen, die uns etwas fragen oder sich einfach unterhalten wollen. Oder wenn wir im Großraumbüro arbeiten und manche Kolleg:innen lautstark agieren. Oder das klassische Meeting: Wenn wir gerade so schön fokussiert arbeiten und dann plötzlich in ein Meeting müssen … 

Meetings können natürlich auch in die Kategorie der unterhaltsamen Unterbrechungen fallen, je nach dem. Setzen wir ein Meeting selber an, haben wir natürlich auch die Kontrolle darüber. Wurde das Meeting von jemand anderem angesetzt, fehlt uns diese Kontrolle. 

In den „ärgerlichen“ Bereich fallen auch E-Mails und Smartphone-Nachrichten, da wir diese jedoch ausschalten können, haben wir hierüber die Kontrolle. 

Unterhaltsame Unterbrechungen sind Dinge wie das gemeinsame Mittagessen mit dem Team, familiäre Anrufe oder gute Gespräche an der Kaffeemaschine. Unterhaltsames, über das wir zudem die Kontrolle haben, sind Nachrichten von Websites, Social Media, Instant Messaging (wie z. B. WhatsApp) etc. 

An dieser Stelle lohnt es sich, dir mal zu überlegen: 

  • Was sind deine typischen Ablenkungen/Unterbrechungen? 
  • Lenken dich Apps oder Websites ab – oder lenkst du dich womöglich selbst ab? 
  • Über welche Ablenkungen hast du die Kontrolle und über welche nicht? 
  • Wie kannst du Ablenkungen minimieren?

Was bedeutet Produktivität?

Produktivität in unserem Sinne bedeutet, dass wir wirklich die Dinge angehen, die uns weiterbringen, die für uns wichtig sind – und die sich zudem in unserer Genie-Zone befinden. Wenn du die Möglichkeit hast, Arbeiten, die außerhalb dieser Zone liegen, zu delegieren, dann kannst du deine Produktivität enorm steigern. 

Tipp: Schau dir genau an, welche Aufgaben du machst, die nicht zu deiner Genie-Zone gehören und ob du sie abgeben könntest. Was hält dich davon ab? Ich hatte einen Klienten, der viele Aufgaben selbst machte, weil er unbewusst befürchtete, durch das Delegieren eine Schwäche zu offenbaren. Als ihm das klar wurde, konnte er das Delegieren von Aufgaben außerhalb seiner Komfortzone bewusst umdefinieren in etwas, das im Einklang mit seiner Lebensaufgabe ist. Je mehr du dich ausschließlich auf deine Genie-Zone konzentrieren kannst, desto besser – denn dort bist du wirklich am produktivsten!

Produktiv bist du zudem, wenn du wirklich fokussiert arbeitest, denn in dieser Zeit kannst du sehr viel erledigen und viele gute Ergebnisse erzielen. Fokussiertes Arbeiten macht dich auch um 50 Prozent schneller, denn wenn du nicht ständig zwischen Aufgaben hin- und her wechselst, kannst du wesentlich mehr erreichen! 

Zusammengefasst: In einer Stunde fokussiertem Arbeiten erreichen wir meist mehr, als an einem ganzen Tag, an dem wir unkonzentriert vor uns hin werkeln. Positiver Nebeneffekt: Wenn du wirklich einmal ein oder zwei Stunden fokussiert gearbeitet hast, fühlst du dich rundum zufrieden. Aber: Fokussiertes Arbeiten fühlt sich oftmals gar nicht so produktiv an. Woran liegt das?

Wir haben einfach weniger Stress, wenn wir fokussiert arbeiten. Unser Gehirn steht nicht unter Zeitdruck – somit fühlt sich Arbeiten unter Stress produktiver an als tatsächlich produktives Arbeiten!

Wenn wirklich viel auf unserer To-do-Liste steht, ist es umso wichtiger, fokussiert an einer Sache nach der anderen zu arbeiten. Wir sollten uns verinnerlichen: Je mehr wir uns auf diese eine Sache konzentrieren, desto besser und produktiver sind wir – selbst, wenn es sich nicht so anfühlt. 

Das Wichtigste, um unsere Produktivität zu steigern

Um die eigene Produktivität zu steigern, können wir einiges tun:

Unterteile zum einen deine Aufgaben in produktiv und unproduktiv – und unterscheide sie dann noch in wichtig und dringlich. Viele Aufgaben scheinen immer „furchtbar dringlich“ zu sein – besonders Aufgaben, die eine Deadline haben, unsere Aufmerksamkeit erfordern und regelrecht nach uns zu schreien scheinen! Meist sind dies aber gar nicht die wichtigen Sachen. Die wichtigen Aufgaben, die uns wirklich weiterbringen, haben nämlich meistens keine Deadline und sind auch nicht so dringend. 

In meinem Fall besteht eine wichtige Aufgabe zur Zeit darin, meinen Podcastlaunch vorzubereiten. Da niemand nach dem Start meines Podcasts „schreit“ – anders als zum Beispiel nach der Beantwortung von Klienten-E-Mails -, ist der Launch nicht dringend. Für die mittel- und langfristige Entwicklung meines Business jedoch sehr wichtig. Schau dir also deine To-do-Liste an und entscheide: Was ist wichtig und was ist dringlich? 

Formuliere auch die Absicht hinter einer Aufgabe, bevor du sie angehst. Was willst du in deiner Fokus-Session wirklich erledigen? 

Arbeite am besten immer präventiv und halte deine Arbeitsumgebung so weit wie möglich ablenkungsfrei. Eliminiere äußere Ablenkungen am besten schon im Vorfeld, indem du das Telefon ausschaltest und einen Zettel an die Tür hängst: „Bitte nicht stören – Ich habe bis 11 Uhr eine Fokus-Session. Danach könnt Ihr mich gerne besuchen!“

Versuche auch, innere geistige Ablenkungen zu eliminieren. Hierzu hast du stets ein Notizbuch oder einen Block bei dir. Schreibe auf, was dir ständig in den Kopf kommt und woran du noch denken musst. Schreib dir auch auf, wenn du dir um etwas Sorgen machst. Auf diese Weise vermittelst du deinem Gehirn, dass nichts vergessen wird, wenn du deine Aufmerksamkeit jetzt nur auf eine Sache richtest. Immer, wenn dir dann in deinen Fokus-Sessions ein ablenkender Gedanke kommt, sage dir: „Nein, jetzt nicht! Geist, komm wieder zur eigentlichen Aufgabe zurück! Montag (als Beispiel) haben wir unser Date, und da kannst du mir alles mitteilen, was du meinst, mir mitteilen zu müssen!“ 

Arbeitsspeicher Köpfchen

Tatsächlich können wir nicht besonders viele Dinge im Kopf behalten. Die 3 ist hier die Superzahl: Drei Dinge können wir uns in der Regel noch gut merken. Deswegen teilen wir ja auch Telefonnummern gerne in Dreiergrüppchen auf, weil wir sie so besser in Erinnerung behalten. 

Idealerweise formulieren wir daher jeden Tag bereits am Morgen drei Aufgaben, die wir bis zum Abend erledigt haben möchten und auf die wir unsere volle Aufmerksamkeit richten. Es kann sich hierbei auch um drei berufliche und drei private Aufgaben handeln. Sicherlich kann es sich auch mal nur um eine einzige Aufgabe handeln. Wichtig ist nur, dass wir sie erledigen und anschließend wirklich sagen können: „Wir waren produktiv“.

Setz dir als Aufgabe auch gerne ein Ziel. Bist du beispielsweise auf einer Konferenz, kannst du dir das Ziel als Aufgabe gesetzt haben, dass du mindestens fünf neue Kontakte knüpfen möchtest.

Schau in deine To-do-Liste und unterteile, welche Aufgaben jetzt gerade wichtig sind – und welche dringlich. Um dies besser zu unterscheiden, kannst du dir selbst die Frage stellen, ob diese Aufgaben wirklich eine positive Wirkung auf dein Ziel haben. Sicher gibt es manchmal auch keine genaue Zuordnung, entscheide in diesem Fall intuitiv!

Tipps zur Umsetzung von Fokus-Zeiten

Richte dir eine spezielle Fokus-Zeit ein, in der du konzentriert an deinen wirklich wichtigen, produktiven Aufgaben arbeiten möchtest. Plane diese Zeiten am besten schon im Vorfeld ein. Ich persönlich erstelle mir gerne vorab bereits einen groben Wochenplan und lege meine Fokus-Zeiten möglichst in den Vormittag, weil ich zu dieser Tageszeit über die meiste Energie (und Willenskraft) verfüge. Diese Zeit ist bei mir für komplexe Aufgaben wie Schreiben oder Konzipieren reserviert. Meetings setze ich hingegen an Vormittagen eher nicht an. Der Vormittag ist meine „Biological Prime Time“. 

Die meisten Menschen haben ihre Prime Time in einem Zeitfenster von 2-4 Stunden nach dem Aufstehen. Wenn du um 6 Uhr aufstehst, also zwischen 8-10 Uhr. Wenn du eine Eule anstatt einer Lerche bist, dann kann deine Prime Time auch in den Abendstunden angesiedelt sein. Richte dich dabei stets nach deinem persönlichen Biorhythmus – je nachdem, wann du die meiste Energie aufbringen kannst, um deine Fokus-Sessions anzugehen! In den Zeiten mit weniger Energie kannst du dich dann mit der sogenannten Streufokussierung, die ich später noch erklären werde, beschäftigen.

Allerdings müssen nicht alle produktiven Arbeiten in deine Prime Time fallen. Bei mir beispielsweise gehört das Coachen zu den produktiven Aufgaben, diese kann ich aber auch gut am Nachmittag erledigen, wenn ich nicht ganz so viel Energie und Willenskraft wie am Vormittag habe, weil es von mir eine andere Art der Konzentration braucht. 

Essenziell ist, dass du deinen Plan möglichst früh erstellst. Wenn du möchtest, kannst du dir zum Beispiel einen Monatsplan zurechtlegen. Plane möglichst nicht erst am Tag selbst den Tag, sondern mindestens einen Tag im Voraus. Das muss nicht minutiös und ausgefeilt sein – vor allem nicht, wenn du ein kreatives Genie bist und Struktur nicht zu deinen Stärken gehört. Worum es vor allem geht, ist dass du eine Idee hast von deinem energetischen Niveau und wie viel du dir tatsächlich aufgrund dessen vornehmen kannst für den Monat/den Tag/die Woche.

Wenn du schließlich deine Fokus-Sessions geplant hast, dann schau noch einmal tagesaktuell und spüre in dich hinein, wie lange du glaubst, dich auf diese Aufgabe konzentrieren zu können (und zu wollen).

Die Pomodoro-Technik

Eine gute Technik zur Unterstützung von Fokus-Arbeits-Sessions bietet dir die „Pomodoro-Technik“. Hierbei legst du dir vorab bestimmte Zeitrhytmen fest – beispielsweise 25 Minuten mit anschließend 5 Minuten Pause -, in denen du fokussiert arbeitest und dich ausschließlich auf die Erledigung der vorher festgelegten Aufgabe konzentrierst. Welchen Zeitraum du wählst, ist abhängig von deiner jeweiligen Tagesform. An manchen Tagen können wir uns besser konzentrieren, an anderen Tagen weniger. 

Ich selbst gestalte mir meine Fokus-Sessions gerne individuell und überlege mir, was jetzt für meine Session ansteht und wie lange ich mich darauf konzentrieren kann. Das variiert meist zwischen 20-45 Minuten. Es ist auch okay, wenn du zunächst mit nur 5 Minuten anfängst.

Hast du dich für einen Zeitrahmen entschieden, dann stellst du dir einen Wecker – oder die Uhr auf deinem Handy. Es gibt auch eine entsprechende App namens Be Focused. Wirst du zwischendrin einmal abgelenkt, kehrst du einfach sofort wieder im gesetzten Zeitrahmen zu deiner Aufgabe zurück. Gönne dir danach gerne eine schöne Pause, aber in dieser Fokus-Zeit bleibst du voll und ganz bei deiner Aufgabe und schaltest vorher alles ab, was dich vom fokussierten Arbeiten ablenken könnte.

Tipps zum ablenkungsfreien Arbeiten

Mit einigen kleinen Modifizierungen deiner elektronischen Technik kannst du bereits viel tun, um ablenkungsfrei zu arbeiten. Du kannst beispielsweise Handy, Laptop oder Tablet in den Nicht-stören-Modus oder in den Flug-Modus schalten. Wenn du sehr Socia-Media-affin bist, kannst du Apps einsetzen, z. B. Self Control, Cold Turkey, Antisocial, Freedom, Offtime, RescueTime, um deine favorisierten Websites und Apps zu blockieren. Damit sorgst du dafür, dass du zu den von dir festgelegten Zeiten gar nicht erst in Versuchung gerätst, „noch mal schnell bei Facebook reinzugucken“ – und dann dort evtl. doch hängenzubleiben. 

Mein „ganz privates Tool“

Zur Beantwortung von E-Mails plane ich feste Zeiten ein, die ich meistens auf den Nachmittag lege. Einmal am Tag nehme ich mir eine Stunde Zeit für meine E-Mail-Korrespondenz, jedoch nicht öfter! Das können bei dir natürlich auch andere Zeiten sein, je nachdem, was du beruflich machst. Als hilfreich erweist sich auch der Einsatz eines Auto-Responders, um dich nicht ablenken zu lassen. Permanente Korrespondenz kann ziemlich stressen, idealerweise setzt du dir bestimmte Zeiten für WhatsApp und andere Messenger, um wirklich nur in diese Dienste reinzugucken, wenn du auch Zeit zum Antworten findest!

Auf diese Weise verhinderst du während deiner Fokus-Sessions, dass du in einen Stressmodus gerätst und das Gefühl hast, dich um noch mehr kümmern zu müssen. 

Arbeitest du in einer lauten Umgebung, kannst du zum Noise-Cancelling einen Kopfhörer aufsetzen. Hierbei kannst du produktionssteigernde Sounds verwenden, z. B. Brain FM oder Endel. Vielleicht hast du auch schon einmal von Binaural Beats gehört? Die verwendeten Sounds erzeugen in deinem Gehirn automatisch die Schwingungsfrequenz, die es auch hätte, wenn du dich fokussierst, entspannst oder schläfst – je nach dem, welche Sounds du wählst. Natürlich musst du selbst ausprobieren, ob diese Sounds für dich hilfreich sind, z. B. kommen introvertierte Menschen oft nicht so gut mit Musik bzw. Geräuschen allgemein klar. Teste es einfach aus!

Das Notizbuch haben wir schon angesprochen. Es ist wichtig, dass du alles aufschreibst, was dir so an Gedanken in den Sinn kommt. Unerledigte Aufgaben, Projekte und Verpflichtungen im Nacken zu haben, verbraucht viel Energie – wenn du sie dir aber notierst, kannst du sie aus deinem Fokus entlassen und dich wieder deiner eigentlichen Aufgabe zuwenden.

Übrigens – wenn du fokussiert gearbeitet hast, darfst du dich anschließend auch belohnen und wieder in Social Media eintauchen oder dich deiner Lieblingsablenkung widmen. Es ist nicht so, dass du dir jetzt alles verbieten sollst, was du magst. Werde also nicht zu ernst und nicht zu streng mit dir selbst! Nicht, dass du am Ende gar nicht mehr die Sachen machst, die dir eigentlich Freude bereiten.

Tipps zum Umgang mit dem Smartphone & Internet

Deponiere während deiner Fokus-Session das Handy in einem anderen Raum, denn – das belegen Studien – sobald du es nur präsent in deiner Nähe liegen hast, lenkt es dich schon ab! 

Lass das Handy auch mal weg, wenn du dich entspannen willst, denn auch attraktive, scheinbar entspannende Tätigkeiten wie der Blick in LinkedIn oder Instagram kosten Aufmerksamkeitsraum. Lasse Deinen Geist ruhig mal ziehen und nutze hierfür Leerzeiten, z. B. beim Warten an der Tram- oder Bushaltestelle, oder in der Warteschlange an der Supermarktkasse. Gönne dir in jeden Fall immer wieder mal einen Leerlauf, denn dieser gibt dir neue Energie, um später wieder fokussiert arbeiten zu können. 

Der permanente Blick aufs Handy kostet uns Energie und ist auch mit ein Grund, wieso wir uns oft so überfordert fühlen.

Tipp: Gönne dir einmal im Monat oder pro Woche einen internetfreien Tag; keine E-Mails, kein Smartphone – einfach einmal nur analog in der „Live-Welt“ unterwegs sein! Probiere es mit Meditation und Achtsamkeitspraxis, denn beide sind tatsächlich die idealen Möglichkeiten, um deinen Aufmerksamkeitsraum zu erweitern. 

Tipps zur Überwindung des Anfangswiderstands gegen komplexe Aufgaben

In der Regel ist es so, dass komplexe Aufgaben zunächst einen Widerstand erzeugen – selbst wenn sie uns eigentlich Freude machen. Idealerweise setzt du dir daher bereits am Tag zuvor schon das Ziel und legst die Zeit fest, in der du dich damit beschäftigen möchtest. Auf diese Weise bereitet sich dein Unterbewusstsein geistig schon auf die Aufgabe vor und der Widerstand ist kleiner.

Hilfreich ist auch, wenn du die Zeit für diese Aufgabe begrenzt. Vielleicht kennst du das parkinsonschen Gesetz? Dieses besagt, dass sich Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie dir Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist!

Ich habe keine Zeit …

Stichwort „keine Zeit“: Wenn du glaubst, dass du für deine Aufgaben keine Zeitkapazitäten frei hast, dann frage dich: Ist das wirklich so? Oder ist es vielleicht eher eine Ausrede? Womöglich bist du selbständig – wie aber wäre es, wenn du einen Chef hättest, der dir die Aufgabe zuweist? Hättest du dann immer noch „keine Zeit“? 

Was ich damit sagen möchte: Wenn es eine ernsthafte Konsequenz hat, etwas nicht zu erledigen, dann schaffen wir es in der Regel auch. In den meisten Fällen handelt es sich also um einen inneren Widerstand. Hier lohnt es sich wieder, hinzugucken und zu analysieren, was genau der Widerstand ist. 

Generell ist es so, dass wenn wir Routine im Fokus-Arbeiten entwickeln, wir daran irgendwann auch Freude finden. Selbst wenn du klein anfängst, – und seien es nur 20 Minuten pro Tag -, irgendwann fällt dir fokussiertes Arbeiten viel leichter. Irgendwann gerätst du auch an den Punkt, an dem du dich richtig auf die Erledigung komplexer Aufgaben freust, weil du merkst, wie gut es dir tut, das wirklich wichtige zu erledigen.

Hilft all dies nicht gegen deine Widerstände, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du dich überfordert hast – und deine Energiereserven aufgebraucht sind. Dann ist es Zeit, deine Energietankstellen aufzusuchen, z. B. indem du wandern gehst, im Wald badest, meditierst oder Yoga machst … Überlege dir, wo du Energie auftanken kannst – und zwar internetfrei? 

Welches sind deine persönlichen Energietankstellen? Denn auch wenn du es genießt, Computerspiele zu spielen oder Social Media zu konsumieren – letztendlich geben dir diese Tätigkeiten nicht die Energie, die du in diesem Zustand eigentlich benötigst …

Cherish the Streufokussierung 

Nun bringe ich endlich Streufokussierung ins Spiel, denn sie ist eine Form der Fokussierung, die uns wirklich Energie gibt! Bei der Streufokussierung geht es darum, die Gedanken einfach mal nur schweifen zu lassen; früher wurde dies als „Muße“ bezeichnet. Muße dient der Regeneration deiner geistigen Aufmerksamkeit. Du kannst einfach abschalten und deinen Gedanken freien Raum geben, ohne an etwas denken zu müssen. 

Unser Aufmerksamkeitsraum kann hierbei zwar nicht wachsen, aber wir erhalten neue Power, können auftanken und uns zerstreuen – um danach wieder fokussiert und zielgerichtet arbeiten zu können. Diese Zeit müssen wir uns gönnen; Streufokussierung ist der perfekte Energielieferant, fördert unsere Kreativität und unterstützt aktiv unsere Problemlösungs- und Planungsfähigkeit.

Wenn wir uns fokussieren, sind wir im Hier und Jetzt – was sehr positiv ist. Aber wir dürfen und müssen auch unsere Zukunft planen, was im Streufokussierungsmodus am besten möglich ist. 

Meine Art der idealen Streufokussierung ist, dass ich nach dem Mittagessen, wenn ich die wenigste Energie habe, raus an die frische Luft gehe. Ich gehe spazieren und gönne mir einfach dieses Gedanken-schweifen-lassen. Zunächst habe ich mir dabei eine Zeitlang Podcasts angehört, doch inzwischen habe ich dies aufgegeben, denn selbst das Zuhören fordert meine Aufmerksamkeit. 

Bei der Streufokussierung geht es jedoch darum, dass du mit deinen Gedanken für dich und bei dir bist. Du darfst dich auch ruhig mal ein bisschen langweilen, denn Langeweile tut unserem Geist sehr gut. 

Übrigens: Hier kannst du es wie beim fokussierten Arbeiten halten und deine persönlichen Streufokussierungszeiten einplanen; idealerweise, wenn du gerade wenig Energie hast und müde bist (Creative Prime Time).

3 Arten der Streufokussierung

Es gibt 3 Arten der Streufokussierung. Im Erfassungsmodus lässt du deine Gedanken einfach frei umherschweifen und schreibst sie auf. Verschriftliche alles, was dir im Kopf herumgeht, z. B. unerledigte Aufgaben und Dinge, bei denen du das Gefühl hast, dass du daran noch denken solltest. Nimm dir hierfür einfach eine Viertelstunde Zeit, setz dich gemütlich mit einer Tasse Kaffee oder einem schönen Tee hin und halte fest, woran du noch denken musst. 

Im Problemlösungsmodus nimmst du dich eines bestimmten Problems oder einer Idee an und lässt deine Gedanken um dieses Problem herum kreisen – gerne auch „wild“ und „unkonzentriert“. Möglicherweise findest du hier bereits die Lösung oder hast die zündende Idee!

Die habituelle Streufokussierung ist am effektivsten und gibt dir am meisten Energie zurück. Du kannst sie hervorragend nutzen, wenn du an Routineaufgaben arbeitest, z. B. beim Aufräumen oder beim Spazierengehen. Du erledigst deine Routinen und lässt deine Gedanken dabei schweifen. Aber – und das ist der Unterschied zum reinen Schweifen – du nimmst alles auf und hältst fest, was dir an Ideen kommt. Von daher ist die habituelle Streufokussierung bewusst – sie ist nicht unbedingt absichtsvoll, aber bewusst.

Anzeichen dafür, dass es für dich Zeit für eine erholende Streufokussierung wird:

  • du wechselst oft zwischen Aufgaben hin- und her
  • es fällt dir schwer, dich zu konzentrieren
  • du verfolgst deine Vorhaben nicht mehr konsequent
  • du arbeitest eher im „Reaktionsmodus“, das heißt, du reagierst mehr, als du agierst
  • du wirst langsamer und brauchst für die Bewältigung deiner Aufgaben länger
  • du prokrastinierst
  • du zerstreust deine Aufmerksamkeit und surfst buchstäblich „von Website zu Website“

Um es noch einmal zu verdeutlichen: Je öfter wir streufokussieren, umso mehr Energie haben wir am Ende, um fokussiert zu arbeiten. 

Auf jeden Fall ist es essenziell, dass du dir immer eine bewusste Streufokussierungszeit nimmst. Welche Uhrzeit du hierfür ansetzt, kommt ganz auf dich an, je nach deinen persönlichen Biorhythmus. 

Wenn du immer viele To-dos hast, kannst du die Streufokussierung auch für dein persönliches Brainstorming nutzen und alles notieren, was dir durch den Kopf geht. Du unterliegst dann auch nicht mehr dem Gefühl, dass du nicht weißt, wo und wie du anfangen sollst. Denn dadurch, dass du es schriftlich fixiert hast, kannst du es während der Zeit des fokussierten Arbeitens aus deinem Geist entlassen. 

Auch wenn du spürst, dass du erschöpft bist, ist Streufokussierung zum Aufladen deiner Batterien genau das Richtige. Wir sind heute so einer enormen Reizüberflutung ausgesetzt, dass wir diese „Auszeit“ einfach brauchen. 

Wenn wir das Leben unserer Vorfahren betrachten, so waren diese tatsächlich leistungsfähiger als wir heute. Das liegt daran, dass sie weniger geistig, dafür mehr routiniert gearbeitet haben. Unsere heutige schnelllebige Zeit kann uns sehr belasten. 

Auch haben viele Menschen heute noch die Idee, dass wir wie Fabrikarbeiter acht Stunden täglich durcharbeiten müssen. Mit fokussierter Wissensarbeit ist das jedoch überhaupt nicht möglich. Auf den Punkt gebracht ist es nahezu unmenschlich, wenn wir jeden Tag acht Stunden Wissensarbeit am Stück leisten müssen!

Wenn du viel Wissensarbeit leistest, brauchst du also die Streufokussierung, um deinen Job überhaupt machen zu können.

Was nimmst du mit? Was möchtest du umsetzen?

Ich habe dir jetzt eine ganze Menge Informationen an die Hand gegeben. Nun bleibt für dich noch die Frage: Was konntest du für dich mitnehmen, und was möchtest du umsetzen?

Literaturtipps

Wenn du mehr in die Tiefe gehen möchtest, gebe ich dir gerne ein paar Literatur-Tipps mit auf den Weg. Ich selbst habe für mich viel aus dem Buch „Hyperfocus“ von Chris Bailey umgesetzt. Ein weites gutes Buch zu dem Thema ist „Konzentriert arbeiten“ von Cal Newport. Sehr lesenswert ist auch „Konzentration leicht gemacht“ von Verena Steiner.