Als ambitionierte Unternehmer:in hast du vermutlich eine nie enden wollende Liste von Projekten und Ideen, die du am liebsten alle gleichzeitig umsetzen möchtest. Alles scheint gleich wichtig und dringend. Aber nicht nur, dass du deine eigenen Ideen umsetzen willst, auch von Außen kommen ständig neue To-Dos dazwischen, die noch erledigt werden wollen. Fokus und Struktur? Fehlanzeige.

Dieses ständige Hin und Her führt nicht nur zu Frustration und Überforderung – es hindert dich auch daran, deine wirklichen Ziele und Visionen zu erreichen. Denn wenn alles gleich wichtig erscheint, ist am Ende nichts wirklich wichtig. So kommst du nicht wirklich voran und fühlst dich vermutlich häufig gestresst und überfordert.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit Time-Blocking mehr Struktur und Fokus in deinen Alltag bringst. Du erhältst Einblick in meine Simple Freedom Calendaring-Methode, mit der du Schritt für Schritt die Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnst und endlich das erreichst, was dir wirklich wichtig ist – ohne dich dabei zu verausgaben oder an Freiheit und Spontanität zu verlieren. So kannst du mehr Klarheit, Gelassenheit und Freude in deinen Arbeitsalltag bringen.

Time-Blocking für mehr Klarheit und Fokus als kreative Unternehmer:in

Wenn du dich oft gestresst und überfordert fühlst, weil du zu viele Dinge gleichzeitig erledigen willst, dann ist es an der Zeit, die Kraft von Systemen für dich zu nutzen. Eines der effektivsten Systeme, um mehr Struktur und Fokus in deinen Arbeitsalltag zu bringen, ist das Time-Blocking.

Bevor du jetzt aufstöhnst, weil allein das Wort „System“ schon Langeweile und Widerstand in dir hervorruft, lass dir gesagt sein: Mir ging es genauso. Doch ich habe gemerkt, dass mir Systeme und Struktur MEHR Freiheit und Kreativität gegeben haben statt weniger. Nutze also deine natürliche Experimentierfreude und probiere es aus, bevor du hier abschaltest. 

Warum sind Systeme wie das Time-Blocking so wichtig – gerade auch für kreative Geister? Ganz einfach: Sie helfen uns, das Chaos zu bändigen und uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ohne Systeme neigen wir dazu, uns von Dringlichkeiten und Ablenkungen treiben zu lassen, anstatt proaktiv unsere Prioritäten zu setzen. Das ist das genaue Gegenteil von Freiheit. Wir sind der Spielball unserer momentanen Emotionen und/oder Anforderungen von Außen.

Warum Time-Blocking uns mehr Freiheit gibt statt weniger

Vielleicht kommt dir das bekannt vor: Du hast eine vage Idee davon, was du alles erledigen musst, aber keinen konkreten Plan. Du springst von Aufgabe zu Aufgabe, ohne wirklich fokussiert zu sein. Dann kommt auch noch eine dringende Anfrage von Mitarbeiter:innen, Investor:innen oder deiner Familie rein und schon schmeißt du alles um. Am Ende des Tages fühlst du dich erschöpft und frustriert, weil du zwar busy warst, aber nicht wirklich produktiv.

Oder du machst dir zwar To-Do-Listen, aber sie sind so vage, lang und unübersichtlich, dass du gar nicht weißt, wo du anfangen sollst. Und so schiebst du die wirklich wichtigen Dinge immer wieder auf, weil sie zu kompliziert oder zeitaufwändig erscheinen. Stattdessen widmest du dich den E-Mails oder operativen Aufgaben, die dich zwar nicht langfristig weiterbringen, aber ja auch gemacht werden wollen – und irgendwie handelbarer erscheinen. Immerhin warst du so „produktiv“, auch wenn du tief in dir drin weißt, dass das nicht wirklich stimmt.

Du erkennst dich in einem der Szenarios wieder? Damit bist du bei Weitem nicht allein. Die meisten von uns haben nie gelernt, wie man effektiv mit seiner Zeit umgeht. Wir wurden nicht darin geschult, Prioritäten zu setzen, realistisch zu planen und konsequent umzusetzen. Stattdessen haben wir uns angewöhnt, immer mehr in unseren Alltag zu packen, in der Hoffnung, irgendwie alles schaffen zu können.

Wenn dann noch ein kreatives Gehirn dazu kommt, das vor Ideen nur so sprudelt, dann ist die Überforderung quasi vorprogrammiert. Das Resultat ist, dass wir uns oft selbst die Schuld geben, wenn wir unsere Ziele nicht erreichen oder unsere To-Do-Liste nicht abarbeiten können. Wir denken, es liegt an uns selbst, an unseren persönlichen Schwächen oder unserem Mangel an Disziplin. Doch in Wirklichkeit liegt es daran, dass wir kein effektives System haben, um unsere Zeit und Aufgaben zu managen – oder eben überhaupt kein System.

Effektive Systeme sind also wie eine Landkarte, die uns helfen, den Überblick zu behalten und auf Kurs zu bleiben. Sie geben uns einen klaren Rahmen, innerhalb dessen wir unsere Zeit und Energie – und Kreativität! – optimal einsetzen können. Und sie geben uns die Freiheit uns dem Moment hinzugeben, weil wir uns darauf verlassen können, dass für alles Sorge getragen ist. 

Was ist Time-Blocking und wie funktioniert es?

Grundsätzlich ist Time-Blocking eine Methode, bei der du deine Zeit in klar definierte Blöcke einteilst, die du für bestimmte Aufgaben oder Tätigkeiten reservierst. Anstatt ständig zwischen verschiedenen Themen hin- und herzuspringen, konzentrierst du dich in einem Zeit-Block bewusst auf die eine Sache, die du dir vorgenommen hast.

Das kann ein einzelnes Projekt sein, eine bestimmte Art von Tätigkeit oder auch eine Kombination von zusammenhängenden Aufgaben. Entscheidend ist, dass du den Fokus beibehältst und Ablenkungen konsequent ausblendest. Darüber hinaus ist es wichtig, dass du dir deine Time-Blocks im Voraus planst – idealerweise mind. 24 Stunden vorher, damit du nicht den Impulsen deines primitiven Gehirns bei deiner Planung folgst, sondern den Eingebungen deines höher entwickelten Gehirns, das langfristig denkt.

Die Vorteile von Time-Blocking

Time-Blocking hat einen großen Vorteil: Es schafft Klarheit und Struktur in deinem Arbeitsalltag. Indem du deine Zeit bewusst einteilst und Prioritäten setzt, weißt du immer genau, woran du gerade arbeitest und was als Nächstes ansteht. Du musst nicht „on the go“ planen, sondern kannst dich ganz dem Flow hingeben.

Dadurch gewinnst du nicht nur ein Gefühl von Kontrolle und Überblick zurück. Du tauchst auch tiefer in die einzelnen Tätigkeiten ein und kannst konzentrierter und effektiver arbeiten. Multitasking und ständige Kontextwechsel, die nachweislich zu Stress und geringerer Produktivität führen, gehören der Vergangenheit an.

Gleichzeitig verhindern klar definierte Zeit-Blöcke, dass du dich in unwichtigen Details verlierst oder Nebensächlichkeiten zu viel Raum gibst. Du fokussierst dich auf das Wesentliche und kommst so deinen Zielen schneller näher.

5 Tipps für die optimale Nutzung von Time-Blocking

Time-Blocking Tipp 1: Plane realistisch statt fantastisch

Der erste Schritt, um von Time-Blocking zu profitieren, ist eine realistische Planung. Oftmals neigen wir dazu, unsere To-Do-Listen mit unrealistischen Erwartungen zu überfrachten. Wir planen zu optimistisch und blenden aus, dass wir neben der Arbeit auch noch ein Privatleben haben und unser Gehirn Pausen braucht.

Nimm dir stattdessen Zeit für eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie viel Zeit hast du realistisch betrachtet pro Tag oder pro Woche zur Verfügung? Welche Aufgaben und Termine stehen fest und lassen sich nicht verschieben? Plane Pufferzeiten ein für Unvorhergesehenes und achte darauf, dass dein Zeitplan nicht zu sehr von Best-Case-Szenarien ausgeht.

Ich plane tatsächlich inzwischen meine Woche ausgehend von meinem Lowest-Energy-Self. D. h. Ich überlege mir, was ich schaffen kann, wenn ich davon ausgehe, dass ich in der Woche wenig Energie habe. 

Dieser Schritt fällt zugegeben mir und meinen Klient:innen meistens am schwersten, weil wir ungeduldig sind und alles auf einmal erledigen wollen. Doch auch hier ist das Gegenteil der Fall: Wenn du im Vorfeld realistisch planst, was möglich ist und das dann auch schaffst, bist du viel motivierter und schaffst mehr, als wenn du wieder und wieder an deinen unrealistischen Ansprüchen scheiterst und dich in Selbstvorwürfen ergehst. Versprochen!

Time-Blocking Tipp 2: Sei spezifisch statt schwammig

Damit deine Time-Blocks funktionieren, müssen sie konkret und handlungsorientiert formuliert sein. Unspezifische Beschreibungen wie „Am Buch schreiben“ oder „Marketing machen“ sind wenig hilfreich, weil sie viel Interpretationsspielraum lassen und dich leicht überfordern können.

Definiere stattdessen genau, welche Teilaufgaben du in dem jeweiligen Zeitblock erledigen möchtest und was das konkrete Ergebnis ist. Ein Beispiel: Anstatt „Blogartikel schreiben“ heißt dein Time-Block vielleicht „Rohfassung Blogartikel XY schreiben“ oder „Blogartikel XY Korrektur lesen“ und „Bilder in Blog-Artikel eingefügt“. Je konkreter, ergebnisorientierter und kleinteiliger desto besser. So hat deine Gehirn keine Chance sich in Überforderung zu ergehen.

Time-Blocking Tipp 3: Sei ehrlich zu dir selbst

Bei der Planung deiner Time-Blocks ist es wichtig, dass du ehrlich zu dir selbst bist. Hinterfrage kritisch, ob die Tätigkeiten, die du einplanst, wirklich sinnvoll und notwendig sind oder ob du sie nur aus Gewohnheit oder falschem Pflichtgefühl heraus machst.

Hab auch den Mut, Aufgaben zu delegieren, die andere besser oder schneller erledigen können als du. Nur wenn du den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge legst, die deinen Zielen und Werten entsprechen, kannst du nachhaltig erfolgreich und zufrieden sein.

Wenn es dir schwer fällt, zu priorisieren oder„Nein“ zu dir selbst oder anderen zu sagen, hol dir dazu Coaching, um die blockierenden Überzeugungen dazu aufzulösen. Das gilt übrigens für alle Tipps, die ich dir hier gebe. Es handelt sich um erprobte Strategien. Wenn du jedoch Schwierigkeiten hast, sie umzusetzen, dann nicht, weil du nicht gut genug bist oder es nicht kannst, sondern weil es innere Überzeugungen oder Blockaden gibt, die dich noch davon abhalten. 

Time-Blocking Tipp 4: Vermeide es, Fahrtzeiten und Pausen zu unterschätzen

Ein häufiger Fehler bei der Zeitplanung, der in engem Zusammenhang mit dem ersten Tipp steht, ist es, Fahrtzeiten, Pufferzeiten und Pausen zu knapp zu kalkulieren. Wir neigen dazu, zu unterschätzen, wie lange wir wirklich für bestimmte Dinge brauchen – vor allem, wenn sie unangenehm für uns sind.

Plane lieber großzügiger und realistischer. Wann immer du das Gefühl hast, eine Aufgabe „schnell mal eben“ erledigen zu können, plane mehr Zeit ein. Denke an notwendige Pausen für dein Gehirn, um deine Leistungsfähigkeit zu erhalten. Und vermeide es, zu viele Aufgaben auf einmal in Angriff zu nehmen. Weniger ist oft mehr.

Time-Blocking Tipp 5: Sei nachsichtig mit dir

Wenn du mit Time-Blocking arbeitest, ist es vollkommen normal, dass du immer wieder nachbessern und anpassen musst. Vielleicht stellst du nach einer Weile fest, dass du die Zeitblöcke zu groß oder zu klein gewählt hast. Vielleicht schieben sich kurzfristig andere Dinge in den Vordergrund und du musst umdisponieren.

Es ist also kein Grund, dich selbst zu verurteilen, wenn du dich nicht genau an den Plan hältst, den du erstellt hast – aber auch kein Grund aufzugeben. Halte Ausschau nach Mustern. Führe Buch darüber, wie lange wiederkehrende Aufgaben genau dauern, damit du immer akkurater in deiner Planung wirst. 

Und plane für Unvorhersehbarkeiten. Halte auch hier Ausschau nach Mustern: Vielleicht stellst du fest, dass alle 2 Wochen ein „Notfall-Meeting“ anfällt. Dies könnte ein Anlass sein, um zu eruieren, welche Systeme bzw. nicht vorhandenen Systeme dazu führen, dass das der Fall ist und wie du sie angehen kannst. Frage dich außerdem bereits im Vorfeld, wie du angesichts unvorhergesehener Ereignisse, umdisponieren kannst. Je mehr du das machst, desto akkurater wird dein Plan und du kannst dich immer besser daran halten.

Sei also einerseits nachsichtig mit dir und betrachte deine Zeitplanung nicht als in Stein gemeißelt, sondern als flexibles Werkzeug. Nimm es jedoch auch nicht als Anlass, um Time-Blocking oder Planung generell als „nicht funktionierend“ abzustempeln. Time-Blocking kann für JEDE Lebenssituation genutzt werden. Hab also Geduld und sei bereit, immer wieder zu evaluieren und zu optimieren. Mit der Zeit wirst du immer besser darin, die richtigen Time-Blocks für dich zu finden.

Die 3 Momente der Zeitplanung

Um das volle Potenzial von Time-Blocking auszuschöpfen, ist es hilfreich, sich drei Momente genauer anzuschauen: Den Moment vor der Planung, den Moment während der Umsetzung und den Moment nach der Umsetzung.

1. Der Moment vor der Planung

Wenn du deine Time-Blocks planst, ist es wichtig, dass du dir zunächst einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschaffst. Welche To-Dos und Termine stehen für die kommende Woche an? Welche Projekte möchtest du voranbringen? Wie viel Zeit brauchen sie vermutlich. Denke hier daran, großzügig und mit Transferzeiten zu planen.

Nimm dir Zeit für diesen Schritt und sei gründlich. Je klarer du vor Augen hast, was ansteht, desto realistischer und effektiver kannst du deine Time-Blocks planen. 

2. Der Moment während der Umsetzung

Wenn es darum geht, deine geplanten Time-Blocks in die Tat umzusetzen, ist vor allem eins entscheidend: Disziplin. Lass dich nicht von unwichtigen Dingen ablenken, sondern bleib fokussiert bei der Sache. Rechne damit, dass sein primitives Gehirn im Moment der Umsetzung keine Lust haben wird, das zu tun, was du geplant hast. Das ist normal und kein Zeichen dafür, dass es nicht die richtige Zeit ist, um zur Tat zu schreiten.

Solltest du während eines Time-Blocks feststellen, dass du eine Aufgabe doch nicht in der vorgesehenen Zeit schaffst, mach dir eine kurze Notiz und plane die Restarbeiten für einen späteren Zeitpunkt ein. So unterbrichst du deinen Fokus nicht.

3. Der Moment nach der Umsetzung

Nach Abschluss eines Time-Blocks ist der perfekte Zeitpunkt für eine kurze Reflexion: Was hat gut funktioniert, was eher nicht? Wo gab es Hindernisse und wo Erfolgserlebnisse? Was nimmst du dir für die nächste Planung vor? Notiere dir deine Erkenntnisse für die nächste Planung. Mache das zumindest 1x wöchentlich, um deine Time-Blocking-Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern.

Ist Time-Blocking zu zeitaufwendig?

Einen Einwand, den ich immer wieder von meinen Klient:innen höre, ist dass Time-Blocking so zeitaufwendig ist. Wäre es nicht sinnvoller, die Zeit zu nutzen, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen? Meine Antwort darauf ist: Time-Blocking braucht Zeit und Energie, ganz klar – gerade am Anfang. Das gilt für jedes System. Aber sobald du es etabliert hast, spart es dir enorm viel an Zeit. Und vor allem gibt es dir Freiraum. Wenn du einmal in der Routine von Time-Blocking und Simple Freedom Calendaring bist, erfährst du nicht nur viel mehr Freiraum und Freude, du wirst auch die Erfahrung machen, dass du doch tatsächlich an das halten kannst, was du dir vorgenommen hast und zudem deine Freizeit wirklich genießen kannst, weil für alles gesorgt ist. Eine echte Offenbarung!

Die Simple Freedom Calendaring-Methode

Die in diesem Artikel beschriebene Arbeit mit Time-Blocking ist ein zentraler Bestandteil meiner Simple Freedom Calendaring-Methode, die ich meinen Coaching-Klient:innen beibringe. Es handelt sich um ein ganzheitliches System für mehr Fokus, Klarheit und Gelassenheit.

Dabei geht es darum, deine Zeit in überschaubare Abschnitte einzuteilen und jeder Aufgabe ihren festen Platz zu geben. Anstatt dich von deiner To-Do-Liste treiben zu lassen, übernimmst du aktiv die Kontrolle über deine Tage und Wochen.

Indem du konsequent mit Time-Blocking arbeitest, schaffst du dir Fokus-Räume für die Dinge, die dir wirklich wichtig sind. Gleichzeitig verhinderst du, dass Unwichtiges sich in den Vordergrund drängt und dich von deinen Zielen ablenkt.

Die Simple Freedom Calendaring-Methode hat meinen Klient:innen und mir selbst dabei geholfen, entspannter und produktiver zu arbeiten und gleichzeitig mehr Zeit zu haben.

Durch die klare Struktur und Planung fällt es leichter, den Überblick zu behalten und auf Kurs zu bleiben, ohne in Hektik oder Überforderung zu verfallen. Statt dich ständig gehetzt und getrieben zu fühlen, kannst du deine Energie gezielt einsetzen und auch mal durchatmen. 

Gleichzeitig ist das System flexibel genug, um auf spontane Änderungen reagieren und Unvorhergesehenes einplanen zu können. Es geht nicht darum, stur einem starren Schema zu folgen, sondern mit Leichtigkeit und Gelassenheit durch den Arbeitstag zu navigieren. Mehr Zeit und Raum für Kreativität und Flow zu haben, statt weniger. 

Wenn du bereit bist, Time-Blocking anzuwenden und zu lernen, wie du einen Zeitplan erstellst, der tatsächlich für dich und dein kreatives Gehirn funktioniert, freue ich mich darauf, dir dabei zu helfen. Bewirb dich für eine kostenlose Breakthrough Coaching Session mit mir, bei der wir deine Herausforderungen angehen und herausfinden, was für dich möglich ist und wie ein individueller Plan für dich aussehen kann.

Zusammenfassung

Die Arbeit mit Time-Blocking ist ein wunderbares Werkzeug, um mehr Fokus, Klarheit und Struktur in deinen Alltag zu bringen. Indem du deine Zeit bewusst einteilst und Prioritäten setzt, kannst du zielgerichteter und entspannter das erreichen, was dir wirklich wichtig ist.

Die 5 Tipps aus diesem Artikel helfen dir dabei, deine Time-Blocking effektiv zu nutzen und typische Fallstricke zu vermeiden. Indem du realistisch planst, spezifisch formulierst und nachsichtig mit dir selbst bleibst, schaffst du die Grundlage für ein produktives und erfülltes Arbeitsleben.

Meine Simple Freedom Calendaring-Methode baut auf diesen Prinzipien auf und hat schon vielen kreativen Selbstständigen und Unternehmer:innen dabei geholfen, gelassener und erfolgreicher zu sein. Wenn auch du Schritt für Schritt die Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnen möchtest, kann ich dir dieses System wärmstens empfehlen.

Nimm dir die Tipps aus diesem Artikel zu Herzen, probiere dich aus und finde heraus, was für dich funktioniert. Mit etwas Übung und Geduld wirst du schon bald die positiven Effekte von Time-Blocking spüren – und endlich wieder mehr Freude und Erfüllung im Arbeitsalltag erleben.

Und wenn du auf Schwierigkeiten bei der Umsetzung stößt, heißt das nicht, dass du etwas falsch machst oder nicht dafür gemacht bist, sondern dass es tiefer liegende innere Blockaden gibt, die dich daran hindern, mehr Fokus und Struktur in dein Leben und Business zu bringen. Melde dich in diesem Fall gerne bei mir, denn genau dafür ist Coaching da.