Hand auf’s Herz: Wie oft hast du dir schon eine To-Do-Liste für den Tag geschrieben und sie nicht geschafft? Oft? Sehr oft? Immer? Dann wird es dir wahrscheinlich eine Erleichterung sein zu hören, dass du damit nicht allein bist.

Laut einer Umfrage auf LinkedIn schaffen es nur 11% der Menschen, ihre To-Do-Listen jeden Tag abzuarbeiten. Das bedeutet: 89% tun das nicht! Ich persönlich habe sogar zu letzterer Kategorie gehört, zu denjenigen, die ihre To-Do-Liste nie geschafft haben.

Doch warum ist das so? Was machen die 11% der To-Do-Listenersteller anders?

Die Antwort liegt in der Planung und Priorisierung. Oftmals packen wir zu viele Aufgaben in einen Tag, ohne realistisch einzuschätzen, wie lange jede Aufgabe tatsächlich dauert. Unser Perfektionismus und die Angst, nicht genug zu leisten, treiben uns zu überambitionierten To-Do-Listen. 

Als High Achiever wollen wir zudem viel erleben und erreichen. Das Ergebnis ist jedoch das Gegenteil von Erfolg: Frustration und das Gefühl des Scheiterns.

Die gute Nachricht: Es gibt Lösungen. Indem du deine Aufgaben realistisch planst und Prioritäten setzt, kannst du dieses Dilemma überwinden. Eine genaue Zeitaufzeichnung hilft dir dabei, realistische Zeitfenster zu schaffen. Nutze Pausen, um produktiver zu sein und vermeide es, dich zu überfordern.

Lass uns gemeinsam herausfinden, wie du deine To-Do-Liste endlich meistern kannst. Bist du bereit, deinen Alltag effektiver zu gestalten? Dann lies weiter und erfahre, warum so viele scheitern, was es mit dem To-Do-Listen-Teufelskreis auf sich hat und wie du bald zu den 11% gehören kannst, die ihre To-Do-Liste immer schaffen.

Die Auswirkungen des Scheiterns an der To-Do-Liste: Mehr als nur Frustration

Wenn du auch zu denjenigen gehörst, die ihre To-Do-Listen nicht regelmäßig vollständig abarbeiten, dann weißt du auch, wie entmutigend es ist, am Ende des Tages das Gefühl zu haben, „NICHTS“ geschafft zu haben. Jede nicht ausgestrichene Aufgabe auf der Liste wiegt 10x schwerer als diejenigen, die wir geschafft haben.

Das hat auch mit unserem Negativitäts-Bias zu tun. Unser Gehirn ist darauf geeicht, den negativen Aspekten des Lebens, dem Mangel und möglichen Gefahren mehr Aufmerksamkeit zu schenken als positiven. Unsere To-Do-Liste nicht zu schaffen, hat aber nicht nur die Konsequenz, dass wir uns am Abend schlecht fühlen. Mit wiederkehrendem Verhalten entwickeln wir auch eine Identität von jemandem, der NIE IRGENDETWAS schafft.

Der To-Do-Listen-Teufelskreis: Prokrastination und negative Selbstgespräche

Wir fühlen uns nicht nur am Ende des Tages erschöpft, wir verbinden auch zukünftige To-Do-Listen mit der Erfahrung, der Erschöpfung und Demotivation. Die Folge? Wir prokrastinieren, ergehen uns in negativen Selbstgesprächen und, richtig: schaffen weniger. Ein Teufelskreis.

Wenn du also schon länger zur Kategorie gehörst, deine To-Do-Liste nicht zu schaffen, ist das sicherlich ein wichtiger Grund, warum du deine To-Do-Liste nicht vollständig abarbeitest. Ein Teil von dir will die negativen Erfahrungen mit der To-Do-Liste vermeiden und schiebt Aufgaben auf oder widmet sich lieber – und länger – solchen Aufgaben, die vermeintlich produktiv, aber nicht wichtig sind. Putzen, E-Mail-Beantwortung, Social Media und Recherche-Tätigkeiten lassen grüßen.

Der wahre Grund: Unrealistische Planung deiner To-Do-Liste

Das wirft dem Teil in dir, der produktiv sein möchte, ein paar Häppchen vor. Tief in dir spürst du jedoch, dass das nicht das Wahre ist. Es reicht nicht. Und so machst du Überstunden … oder gibst auf.

Der ursprüngliche Grund, warum du deine To-Do-Liste nicht schaffst, ist jedoch nicht, dass du zu doof, zu unproduktiv oder irgendwie unfähig bist. Der wahre Grund ist, dass du ZU VIEL willst! Deine Liste ist unrealistisch.

Ich weiß: Das willst du nicht hören. Du willst alles schaffen. Bleib bei mir. Und glaube mir: Ich weiß, wie das ist. Ich bin sehr ehrgeizig, habe große Pläne und hohe Anforderungen an mich. Und das ist gut so. Unrealistisch zu planen verhindert jedoch deinen Erfolg.

Realistische Planung: Der Schlüssel zum Erfolg

Die Gründe habe ich weiter oben erörtert. Nur weil du etwas auf die To-Do-Liste schreibst, wird es nicht automatisch in der Zeit machbar. Hohe Ansprüche sind gut, weil sie dich aus deiner Komfortzone bewegen. Doch sie brauchen realistische Planung, damit du nicht die Identität eine:r Versager:in annimmst.

Wenn du dir Zeit nimmst, um deinen Tag zu organisieren, Ablenkungen ausschaltest, dich auf die anstehende Aufgabe konzentrierst und deine Liste trotzdem nicht abarbeitest, ist sie schlicht zu lang. Wenn du 6 Stunden brauchst, um einen Podcast aufzunehmen, dann schaffst du ihn nicht in 2 Stunden, nur weil du es dir so aufgeschrieben hast. Wenn du 2 Stunden brauchst, um ein Angebot auszuarbeiten, schaffst du es nicht in 30 Minuten, weil du dir nur dieses Zeitfenster geblockt hast.

Zeittracking: Deine Geheimwaffe für produktive Tage

Zugegeben: Als High Achiever neigen wir auch zu Perfektionismus, was dazu führen kann, dass wir länger brauchen, als nötig. Doch das ist ein Thema für ein andermal und wird auch nicht dadurch gelöst, dass du zu viel auf einmal planst.

Deshalb, mein Rat an dich: Tracke eine Zeit lang ALLE Aufgaben, die du regelmäßig erledigst. Benutze eine (Online-)Stoppuhr, einen Wecker oder eigens entwickelte Tools wie Toggl, um die von dir benötigte Zeit für Aufgaben zu erfassen. Alles, was du tun musst, ist, dir zu notieren, wann du jede Aufgabe beginnst und beendest. Idealerweise für jede Aufgabe mind. 3x. So hast du am Ende eine Übersicht über die durchschnittliche Zeit, die du für Aufgaben wirklich brauchst.

Realistische To-Do-Listen erstellen: So geht’s

Wichtig dabei: Verurteile dich nicht! Diese Liste ist die Basis dafür, dass du bald mehr schaffst, weil du dein Verhältnis zu Zeit änderst. Weg vom Überoptimismus und anschließender Selbstbestrafung und Demoralisierung hin zu Realismus und Motivation.

Nutze die tatsächlichen Zeiten, die du benötigst, um realistische Tages- und Wochen-To-Do-Listen zu erstellen. Denke dafür auch an Übergangszeiten, also an die Zeit, die du brauchst, um von einer Aufgabe zur nächsten zu switchen – sowohl im Außen, wie etwa Fahrten und Fußwege, als auch im Inneren, um dich mental umzustellen.

Pausen und Prioritäten: Dein Weg zu mehr Produktivität

Ebenso wichtig: Plane Zeiten für Pausen. Ruhephasen (und seien es nur 5 Minuten alle 45 Minuten) sind absolut notwendig, um Höchstleistungen zu erbringen. Profi-Sportler wissen das sehr genau, nur in der Arbeitswelt ist das noch immer nicht angekommen.

Wenn du dich daran hältst, wirst du natürlich erstmal nicht mehr alles an einem Tag oder in der Woche schaffen, was du gerne schaffen würdest. Das heißt, du wirst lernen, Prioritäten zu setzen. Es fällt erstmal schwer, Projekte loszulassen. Sie sind jedoch nicht verloren. Schreibe sie auf deine Ideen-Liste. Aus dieser kannst du immer schöpfen, wenn du ein Projekt beendet hast.

Fazit: Realistische Planung deiner To-Do-Liste bringt Erfolg und Zufriedenheit

Der Freiraum, den du dir durch die Priorisierung erschaffst, wird dir jedoch einen unglaublichen Energieschub geben. Seitdem ich realistisch plane, schaffe ich tatsächlich um ein Vielfaches mehr, als ich früher erreicht habe. Dasselbe gilt für meine Klient:innen, die ich mit diesem Prinzip vertraut gemacht habe.

Probiere es am besten selbst aus und du wirst sehen, was ich meine.

Deine Erfahrungen und To-Do-Listen-Tipps

Gehörst du zu den 11% oder den 89% der To-Do-Listenersteller? Was sind deine Strategien, um deine To-Do-Liste zu erledigen? Arbeitest du mit Zeiterfassung und nutzt die daraus gewonnenen Erkenntnisse? Lass es mich in den Kommentaren wissen!